Tiệc tất niên cuối năm của mỗi doanh nghiệp chính là dịp đặc biệt ý nghĩa để các thành viên trong công ty tổng kết năm cũ, đặt ra mục tiêu cho năm tiếp theo và gắn kết các thành viên. Để tổ chức tiệc tất niên đáng nhớ và trọn vẹn nhất thì checklist những điều cần chuẩn bị gồm những gì? Hãy cùng Mipec Palace tham khảo một số thông tin hữu ích này.
TIỆC TẤT NIÊN CÔNG TY CÓ Ý NGHĨA GÌ?
Theo nghĩa Hán Việt, “Tất” có nghĩa là kết thúc, hoàn thành, còn “Niên” có nghĩa là năm, cho nên tất niên được hiểu là một bữa tiệc để cho công ty, doanh nghiệp tổng kết, nhìn lại một năm làm việc vừa kết thúc. Tiệc tất niên hay còn được gọi là Year End Party – YEP là một sự kiện rất quan trọng đối với mỗi công ty, doanh nghiệp.
Thông thường, tiệc tất niên công ty sẽ được tổ chức vào dịp cuối năm Âm lịch, thường là trước khi nghỉ Tết Nguyên đán 1 đến 2 tuần. Tuy nhiên, cũng tùy thuộc vào văn hóa từng công ty mà buổi tiệc này có thể được diễn ra sớm hơn, thậm chí nhiều công ty lại lựa chọn mốc thời gian theo năm Dương lịch để tổ chức hoạt động này.
Tiệc tất niên cuối năm chính là thời điểm để tất cả các thành viên của mỗi doanh nghiệp cùng nhìn nhận, tổng kết những thành tựu và rút kinh nghiệm cho những tồn đọng để đưa ra những phương pháp cải tiến, những kế hoạch mới nhằm hoàn thành mục tiêu đề ra trong năm tới. Ngoài ra, tiệc tất niên còn là dịp để ban lãnh đạo công ty có thể bày tỏ sự tri ân, khen thưởng tới nhân viên của mình.
Không chỉ mang ý nghĩa trong công việc, tiệc tất niên còn là cơ hội giao lưu, chia sẻ, giúp nâng cao tinh thần gắn kết, học hỏi và gửi tới nhau những lời chúc mừng cho năm mới giữa các thành viên. Đây cũng là một cơ hội lý tưởng để xóa bỏ khoảng cách giữa nhân viên với nhân viên, giữa lãnh đạo với cấp dưới,… để có thể xây dựng nội bộ vui vẻ, hòa đồng và vững mạnh hơn. Bên cạnh đó, ngoài những ý nghĩa kể trên thì tiệc tất niên cũng là một cách rất hữu hiệu để truyền thông hình ảnh của công ty đối với khách hàng, đối tác nhằm tạo dựng niềm tin ở họ, góp phần xây dựng và phát triển doanh nghiệp.
CHECKLIST TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN CÔNG TY CẦN CÓ NHỮNG GÌ?
Để tổ chức 1 bữa tiệc tất niên hoàn hảo thì BTC cần thực hiện checklist khá nhiều công việc. Tuy nhiên, tùy theo văn hóa và kế hoạch dự kiến của mỗi doanh nghiệp để có thể đưa ra timeline chương trình và cách thức tổ chức phù hợp nhất.
Checklist tiệc tất niên mà doanh nghiệp có thể tham khảo sẽ bao gồm những hạng mục cơ bản sau:
Lên kế hoạch chi tiết: Bạn sẽ cần xác định những câu hỏi sau để lên một kế hoạch phân công chi tiết về thời gian, địa điểm và bố trí nhân sự phù hợp.
Địa điểm tổ chức buổi tiệc ở đâu? Địa điểm nào có sức chứa đáp ứng số lượng thành viên tham dự tiệc, thuận tiện di chuyển, không gian rộng đẹp, giá cả phù hợp, đó luôn là những hạng mục đầu tiên trong checklist tiệc tất niên mà bạn cần tìm hiểu và thực hiện.
Thời gian tổ chức vào ngày nào? Muốn có thời gian chuẩn bị và chốt được các kế hoạch triển khai thì BTC cần xác định lịch tổ chức tiệc tất niên cụ thể và thường nên chốt trước ngày diễn ra ít nhất 1 tháng.
Tiệc tất niên sẽ gồm những phần nào? Mỗi phần sẽ do bộ phận nào đảm nhiệm? Một bữa tiệc tất niên cho doanh nghiệp sẽ cần thực hiện rất nhiều hạng mục công việc khác nhau, từ việc lên kế hoạch đến chuẩn bị văn nghệ, mua sắm, in ấn, set up,…Chính vì vậy, để không bỏ sót và mọi việc được diễn ra suôn sẻ, cần có bảng phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận thực hiện.
Tổng chi phí dự trù là bao nhiêu? Có hợp với ngân sách không? Bạn cần có dự kiến ngân sách mà ban lãnh đạo đã duyệt chi cho bữa tiệc này để có kế hoạch đặt địa điểm, đặt tiệc và chuẩn bị những thứ khác, đồng thời lên dự trù kinh phí cho những hạng mục có thể phát sinh.
Lên danh sách khách mời và thực đơn: Để bữa tiệc được diễn ra hoàn hảo với số bàn tiệc phù hợp, BTC nhất định cần lên danh sách khách mời. Vậy khách mời thường gồm những ai? Khách mời sẽ gồm đối tác, khách hàng, các chi nhánh, đại lý, ban lãnh đạo và toàn thể đội ngũ nhân viên. Bên cạnh đó, thực đơn cho bữa tiệc được điều chỉnh theo lượng khách tham gia nên các món cũng cần được cân đối với khẩu vị của đa số mọi người, đảm bảo chất lượng cũng như an toàn vệ sinh.
Xác định người dẫn chương trình: Người dẫn chương trình sẽ là “linh hồn” của bữa tiệc vì họ có vai trò kết nối, dẫn dắt để tạo nên bầu không khí vui tươi, hấp dẫn cho bữa tiệc. Chính vì vậy, việc xác định và book trước người dẫn chương trình là rất quan trọng và cần được thực hiện sớm.
Lên ý tưởng setup không gian: Thiết kế, trang trí không gian bữa tiệc tất niên là một trong những yếu tố quan trọng cần ưu tiên hàng đầu để tạo không khí ấm cúng, sang trọng và giúp những bức ảnh lưu niệm trở nên lung linh, ấn tượng hơn.
Ngoài ra, chuẩn bị phần thưởng cho cá nhân có thành tích tốt, các đối tác và quà tặng khách hàng tham dự bữa tiệc tất niên là hoàn toàn cần thiết. Tất nhiên, những món quà cần phù hợp với từng đối tác, khách mời và phải thể hiện được sự tôn trọng của công ty đối với họ.
Phương án dự phòng để kịp thời thay thế khi có sự cố bất ngờ xảy ra
Để tổ chức một chương trình tất niên hoàn hảo ban tổ chức cần có các phương án backup để thay đổi phù hợp với điều kiện thực tế. Ví dụ như sự thay đổi thời tiết, sự cố phát sinh về khách mời, chi phí.
Nhìn chung, checklist tiệc tất nhiên dù có khá nhiều hạng mục nhưng nếu có kế hoạch cụ thể và sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng, mọi hạng mục sẽ được chuẩn bị chu đáo để bữa tiệc diễn ra tốt đẹp nhất. Để đặt lịch tất niên cho công ty và được tư vấn trực tiếp các vấn đề, liên hệ ngay đến Mipec Palace theo hotline hoặc fanpage, zalo.
>>> Xem thêm: SỰ KIỆN CÔNG TY 1000 KHÁCH MỜI NÊN TỔ CHỨC Ở ĐÂU?
