Trang chủTin TứcTổ chức sự kiện cần những gì? Những yếu tố mấu chốt làm nên sự kiện thành công
Hoạt động cần thực hiện sau khi sự kiện kết thúc

Tổ chức sự kiện cần những gì? Những yếu tố mấu chốt làm nên sự kiện thành công

Trước nhu cầu nền kinh tế xã hội phát triển, sự kiện đóng một vai trò quan trọng. Không chỉ ảnh hưởng đến chính trị đất nước mà nó còn tác động tới hoạt động kinh doanh nhiều công ty lớn nhỏ. Vậy tổ chức sự kiện cần những gì? Có khó không? Yếu tố nào mấu chốt làm nên sự thành công một sự kiện? Hãy cùng Trung tâm Tiệc cưới & Hội nghị Mipec Palace tìm hiểu qua nội dung dưới đây!

Tổ chức sự kiện cần những gì?

Muốn lên kế hoạch chi tiết, cụ thể thì người tổ chức sự kiện cần nắm rõ các việc, hạng mục cần xem xét trong 3 giai đoạn sau đây.

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện thì chúng ta phải có cái nhìn tổng thể về toàn bộ thương hiệu cũng như thông tin mà đơn vị thực hiện. Cụ thể như văn hóa, màu sắc hay phong cách riêng chẳng hạn. Tiếp đó, chúng ta cần tiến hành nghiên cứu những yếu tố liên quan và tác động trực tiếp đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nguồn nhân lực, vật lực…

Cần chuẩn bị những gì trước khi tổ chức sự kiện?
Cần chuẩn bị những gì trước khi tổ chức sự kiện?

Khi đã có được những thông tin cơ bản nhất thì tiến hành lập kế hoạch và xây dựng chủ đề cho buổi sự kiện. Dĩ nhiên trong đó sẽ phải ghi rõ thời gian, địa điểm tổ chức cũng như ngân sách và các thiết bị, nhân sự hỗ trợ. Ngoài ra, khâu truyền thông sự kiện cũng cần nêu rõ và chi tiết. 

Giai đoạn thực hiện sự kiện

Trong giai đoạn này, mọi người sẽ tập trung thực hiện nội dung theo kịch bản đã có sẵn và xây dựng trước đó. Tất cả các hạng mục phải dựa trên khung thời gian, diễn biến sự kiện. Một số công việc thường gặp nhất như:

  • Xác định nhóm công chúng mục tiêu
  • Đón tiếp khách mời theo từng đối tượng riêng
  • Chào mừng và khai mạc sự kiện
  • Điều phối các nội dung tổ chức điều hành trong kịch bản chính
  • Phục vụ ăn uống, tiếp nước 
  • Hỗ trợ di chuyển khi cần thiết
  • Các hoạt động bổ trợ khác liên quan

Giai đoạn sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, người tổ chức cần thực hiện thêm các công việc sau để có một kết thúc tốt đẹp nhất. Đó là:

  • Truyền thông hậu sự kiện
  • Quan hệ với phía đối tác, nhà cung ứng và khách mời tới tham dự sự kiện
  • Quản trị tài chính
  • Chăm sóc nhóm khách hàng tham gia sự kiện: phản hồi, nhận xét, đánh giá thông qua bảng khảo sát hoặc câu hỏi nhanh. 
Hoạt động cần thực hiện sau khi sự kiện kết thúc
Hoạt động cần thực hiện sau khi sự kiện kết thúc

Ngoài các bước tổ chức sự kiện trên, chúng ta còn phải xây dựng thêm các phương án dự phòng, giải quyết sự cố cũng như khả năng xấu xảy ra. Ví dụ như địa điểm mưa, nắng thất thường, tình trạng mất đồ, an ninh, vệ sinh đồ ăn, thực phẩm…

Có thể bạn quan tâm: 

Một số yếu tố mấu chốt làm nên thành công của sự kiện

Một sự kiện thành công, quyết định dựa trên rất nhiều yếu tố. Dưới đây là 3 điểm mấu chốt nhất mà mọi người thường hay quan tâm hơn hết. 

Nội dung chương trình

Sự kiện thành công khi thu hút được một lượng lớn công chúng mục tiêu tới tham gia. Và hầu hết tất cả dựa trên nội dung chương trình để quyết định. Tại sao vậy? Nếu chương trình nhàm chán, không mang lại giá trị gì đó cho người tham dự thì khả năng cao họ sẽ từ chối. Ngược lại, nội dung mà hấp dẫn, có ý nghĩa thiết thực sẽ có hiệu ứng tốt hơn. Tuy nhiên vẫn phải bám theo chủ đề, phong cách đơn vị tổ chức thực hiện.

Xây dựng nội dung, chủ đề cho sự kiện
Xây dựng nội dung, chủ đề cho sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện

Toàn bộ nội dung, kịch bản, kế hoạch triển khai đều diễn ra tại địa điểm, nơi tổ chức sự kiện. Vì vậy mọi thành bại chương trình cũng sẽ quyết định khá cao bởi yếu tố này. Nếu một địa điểm đáp ứng, cung cấp tốt cho các hoạt động diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, phù hợp với nội dung thì sự kiện sẽ thành công và nhận kết quả xứng đáng.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với nội dung chương trình
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với nội dung chương trình

Vì vậy, trước khi bắt đầu, cần phải khảo sát và lên phương án tổ chức sao cho phù hợp với mức ngân sách đặt ra. Trường hợp nơi tổ chức phải xin giấy phép thì nên xử lý luôn, tránh gây gián đoạn chương trình. Ngoài ra, thời tiết thay đổi nắng thành mưa cũng phải lên dần cách xử lý, xây dựng phương án dự phòng. 

Trung tâm Tiệc cưới & Hội nghị Mipec Palace tự hào là địa điểm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ được nhiều khách hàng tin tưởng trong thời gian qua. Hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, Mipec Palace được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn bởi những lý do sau đây:

  • Không gian trung tâm hội nghị có sức chứa lớn, được trang trí hiện đại, đầy đủ tiện nghi theo yêu cầu của khách hàng.
  • Luôn trang bị đầy đủ những trang thiết bị âm thanh, ánh sáng đầy đủ, bao gồm hệ thống micro không dây, hệ thống máy chiếu, loa, đèn chiếu hiện đại.
  • Cung cấp các dịch vụ đính kèm đa dạng, giúp khách hàng có những trải nghiệm được phục vụ tốt nhất.
  • Đội ngũ nhân viên chăm sóc tận tình, chuyên nghiệp, luôn lắng nghe và đáp ứng những yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất.

Phân công nhân sự phù hợp

Các công việc khi tổ chức một sự kiện nào đó rất nhiều và có thể chồng chéo lên nhau. Bởi vậy việc phân bổ nhân sự phù hợp là rất quan trọng. Ngoài kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm thì độ nhạy bén, xử lý tình huống nhanh luôn được đề cập cho từng công việc cá nhân phụ trách. Nhiệm vụ mỗi người là bám đúng kịch bản và thực hiện theo kế hoạch đã trao đổi, thống nhất từ trước. Tuyệt đối không lơ là, quên hay bỏ sót hạng mục trong danh sách phân công.

Trên đây, Mipec Palace đã giúp mọi người tìm ra câu trả lời cho câu hỏi tổ chức sự kiện cần những gì. Thông qua đó chỉ điểm một vài yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động và thành công sự kiện. Nếu có thắc mắc hay cần hỗ trợ đặt địa điểm tổ chức sự kiện giá rẻ tại Hà Nội, vui lòng liên hệ tới số Hotline để hỗ trợ nhanh nhất. 

Bài viết mới nhất
Các ý chính trong bài viết1 5 sai lầm khi tổ chức tiệc cuối năm cho công ty1.1 Phong cách trang trí không thu hút1.2 Chủ đề buổi tiệc quá...
Các ý chính trong bài viết1 Các xu hướng lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm1.1 Tổ chức tại trung tâm hội nghị1.2 Tổ chức tại nhà riêng1.3...
Các ý chính trong bài viết1 4 ý tưởng tổ chức tiệc tất niên độc đáo và ý nghĩa nhất1.1 Biến tiệc tất niên thành một liveshow1.2 Ý tưởng tổ...
Các ý chính trong bài viết1 Chuẩn bị và lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo2 Tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo theo kế hoạch3 Sau...
Các ý chính trong bài viết1 Tổ chức tiệc cuối năm là gì? 2 Ý nghĩa quan trọng của tiệc tất niên cuối năm 3 Quy trình tổ chức tiệc tất niên...
Các ý chính trong bài viết1 Tổ chức sự kiện cần những gì?1.1 Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện1.2 Giai đoạn thực hiện sự kiện1.3 Giai đoạn sau...

Các dự án Tổ chức Tiệc cưới - Hội nghị bởi Mipec Palace

Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 11/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 10/12/2020
Đánh giá:
4.5/5
Tổ chức: 10/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 09/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 06/12/2020
Đánh giá:
4.5/5
Tổ chức: 05/12/2020