Trang chủTin TứcCẩm nang cướiQuy trình tổ chức hội nghị khách hàng cần nắm rõ nếu muốn thành công

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng cần nắm rõ nếu muốn thành công

Tổ chức hội nghị khách hàng nằm trong chuỗi các sự kiện được doanh nghiệp tổ chức để thúc đẩy hiệu quả bán hàng và công tác chăm sóc khách hàng. Công tác tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Vậy quy trình tổ chức hội nghị khách hàng diễn ra như thế nào? Hãy cùng Trung tâm Tiệc cưới và Hội nghị Mipec Palace tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động được doanh nghiệp đặc biệt chú trọng, thường được diễn ra vào các dịp đặc biệt như: cuối năm, kỷ niệm ngày thành lập công ty,… Mục đích chính của hoạt động này là tăng sự gắn kết giữa khách hàng với công ty, giới thiệu các sản phẩm tới khách hàng, thăm dò phản ứng khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của công ty, phát triển mạng lưới kinh doanh,… nhằm tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.

Để tạo nhiều cơ hội trong kinh doanh, các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức hội nghị. Và để sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công ghi lại dấu ấn, tạo thiện cảm tốt với khách hàng các doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các khâu trong công tác tổ chức hội nghị. Nhưng đừng lo, Trung tâm tiệc cưới và hội nghị Mipec sẽ giúp các bạn hoàn thiện công tác chuẩn bị một cách chu đáo trước khi sự kiện diễn ra. 

Tổ chức hội nghị khách hàng làm gắn kết giữa khách hàng và doanh nghiệp
Tổ chức hội nghị khách hàng làm gắn kết giữa khách hàng và doanh nghiệp

Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị khách hàng

Với doanh nghiệp việc tổ chức hội nghị khách hàng như gửi một lời cảm ơn sâu sắc đến những khách hàng trung thành đã luôn ủng hộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nó còn mang ý nghĩa gắn kết giữa công ty và khách hàng trung thành, tạo lập mối quan hệ thân thiết hơn nữa, là cơ sở xây dựng mạng lưới phát triển khách hàng nhằm phục vụ mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai.

Ngoài ra, thông qua hoạt động tổ chức hội nghị khách hàng công ty có cơ hội quảng bá, khẳng định tên tuổi của mình trên các phương tiện truyền thông góp phần xây dựng văn hóa công ty.

Với khách hàng thì thông qua hoạt động này là dịp tìm hiểu kỹ hơn về quy trình sản xuất, chất lượng, cách công ty tạo sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, sẽ tạo sự tin tưởng, phát triển mối quan hệ khách hàng và doanh nghiệp thêm bền chặt.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Xác định mục đích, mục tiêu và đối tượng của hội nghị

Để tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp bước đầu tiên các doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích, mục tiêu và thành phần khách mời đến hội nghị. Từ đó xây dựng kế hoạch triển khai hướng đến đối tượng của hội nghị. Đồng thời chuẩn bị các văn bản liên quan như: thư mời, quà tri ân,…

Các công ty tổ chức hội nghị khách hàng với một số mục đích như: giới thiệu sản phẩm mới, kỷ niệm ngày thành lập, tổng kết cuối năm,… Mục tiêu bạn mong muốn khi tổ chức sự kiện chính là cơ sở để đánh giá chính xác về thành công của hội nghị.

Xác định rõ mục tiêu của hội nghị để lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp
Xác định rõ mục tiêu của hội nghị để lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp

Có thể bạn quan tâm: 

Lên danh sách khách mời cẩn thận

Sau khi xác định được mục tiêu, mục đích và đối tượng của hội nghị thì bước quan trọng tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm là lên danh sách khách mời tham gia sự kiện. Lưu ý, cần lập danh sách dựa trên thông tin chính xác từ dữ liệu khách hàng để thể hiện sự tôn trọng của công ty đối với khách hàng. 

Khi đã chốt danh sách khách mời tiếp theo doanh nghiệp sẽ gửi thư mời đến từng người trước thời gian diễn ra sự kiện.

Xác định thời gian tổ chức

Trong quy trình tổ chức hội nghị việc xác định thời gian diễn ra sự kiện là yếu tố quan trọng tạo điều kiện cho sự kiện diễn ra suôn sẻ. Để đảm bảo các khách mời có mặt đông đủ, doanh nghiệp cần chọn thời gian vào dịp đặc biệt như cuối tuần hay các khung giờ vàng (9h-11h sáng, 16-18h chiều) để tổ chức hội nghị khách hàng.

Xác định thời gian diễn ra sự kiện quyết định sự có mặt đông đủ của khách hàng 
Xác định thời gian diễn ra sự kiện quyết định sự có mặt đông đủ của khách hàng 

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Trong công tác tổ chức hội nghị, lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp góp phần quyết định sự thành công của hoạt động này. Các doanh nghiệp nên lựa chọn những địa điểm trung tâm, dễ tìm, tiện đi lại,… Vì thế bạn có thể đặt chỗ tại các nhà hàng, trung tâm tổ chức hội nghị, cung cấp dịch vụ tổ chức cho sự kiện của công ty mình. 

Tuy nhiên, tùy vào lượng khách mời, ngân sách công ty để lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổ chức hội nghị tại các trung tâm chuyên hỗ trợ dịch vụ tổ chức sự kiện. Tại đây, sẽ hỗ trợ doanh nghiệp công tác tổ chức từ A-Z, từ việc trang trí, lên ý tưởng kịch bản, chuẩn bị các thiết bị âm thanh, chiếu sáng,… cho hội nghị.

Để lựa chọn được địa điểm phù hợp, bạn đọc có thể tham khảo các kinh nghiệm qua bài viết: Những lưu ý quan trọng khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị cần nắm rõ

Lên ý tưởng và kịch bản cho hội nghị

Để hội nghị diễn ra theo đúng mục tiêu ban đầu, phù hợp với mục đích của tổ chức thì các doanh nghiệp cần lên ý tưởng và kịch bản cụ thể cho hội nghị. Nó không chỉ giúp hội nghị diễn ra suôn sẻ mà còn nhất quán, tạo điểm nhấn, sức hút cho khách hàng.

Việc lên ý tưởng và kịch bản các doanh nghiệp thường giao cho bên Trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để các khâu diễn ra thống nhất và chu toàn thể hiện tính chuyên nghiệp và độc lạ.

Một số lưu ý khác về việc tổ chức hội nghị, hội thảo

Bên cạnh, việc chuẩn bị chu đáo các bước trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng, các doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:

  • Chuẩn bị slide trình chiếu nếu cần: Quá trình diễn ra sự kiện bên doanh nghiệp sẽ có những slide giới thiệu sản phẩm, văn hóa, các thành viên cốt cán của doanh nghiệp,…Vì vậy, việc chuẩn bị slide chất lượng từ âm thanh đến hình ảnh là cần thiết. Nếu slide không hay, không có điểm nhấn sẽ không tạo được sự chú ý từ khách hàng .
  • Quà tặng cho khách hàng: Quà tặng là phần không thể thiếu dành cho những khách mời tham gia sự kiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn những phần quà ý nghĩa, có ứng dụng cao và giá cả phải chăng để tặng cho khách hàng. Những món quà này mang ý nghĩa tinh thần với khách hàng vì vậy nên lựa chọn sao cho phù hợp với đối tượng tặng cũng như thể hiện sự tôn trọng và biết ơn đối với khách hàng. Lưu ý, để tạo dấu ấn trong tâm trí khách hàng, các món quà doanh nghiệp tặng nên được in logo, thương hiệu.
  • Ngân sách tổ chức: Doanh nghiệp cần tính toán chi phí phải bỏ ra cho một sự kiện để có kế hoạch tổ chức cụ thể và kêu gọi các nhà tài trợ đồng hành tổ chức.
  • Nhân sự: Các doanh nghiệp cần chỉ thị, điều phối nhân sự của mình vào các vị trí phù hợp như: tiếp tân, MC,… để sự kiện diễn ra suôn sẻ theo đúng mục tiêu, kế hoạch đề ra.

Trong quá trình tổ chức, để tránh xảy ra những sai sót, bạn đọc có thể tham khảo bài viết: Tổ chức hội nghị hội thảo và những sai lầm nhất định phải tránh

Một số lưu ý trong công tác tổ chức hội nghị khách hàng
Một số lưu ý trong công tác tổ chức hội nghị khách hàng

Trung tâm Tiệc cưới & Hội nghị Mipec Palace- Địa điểm tuyệt vời giúp hội nghị khách hàng thành công nhất

Hiện nay, các doanh nghiệp thường lựa chọn các Trung tâm dịch vụ tổ chức là nơi diễn ra các sự kiện quan trọng của công ty. Trong nhiều năm hoạt động, Trung tâm Tiệc cưới và Hội nghị Mipec Palace luôn tự hào là một trong những nơi tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng nhất hiện nay, được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn. Khi tổ chức hội nghị, sự kiện tại Mipec Palace khách hàng sẽ được trải nghiệm:

  • Dịch vụ hỗ trợ công tác tổ chức hội nghị đa dạng và chu đáo.
  • Không gian tổ chức với sức chứa lớn, ý tưởng trang trí, thiết kế độc đáo phù hợp với từng mục đích của sự kiện.
  • Trang bị hỗ trợ hiện đại như: âm thanh. ánh sáng,….
  • Đội ngũ nhân viên luôn nhiệt tình,tận tâm và có trách nhiệm, làm theo đúng yêu cầu của khách hàng.

Hình ảnh tổ chức hội nghị tại Mipec Palace
Hình ảnh tổ chức hội nghị tại Mipec Palace
Không gian tổ chức hội nghị sang trọng
Không gian tổ chức hội nghị sang trọng

Tổ chức hội nghị khách hàng có ý nghĩa quan trọng góp phần quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Qua bài viết trên Trung tâm Tiệc cưới và Hội nghị Mipec giúp bạn đọc hiểu hơn về tổ chức hội nghị khách khách hàng là gì và quy trình tổ chức hội nghị. Hy vọng những thông tin chúng tôi chia sẻ trên sẽ giúp ích cho bạn trong công tác tổ chức hội nghị. 

Bài viết mới nhất
Các ý chính trong bài viết1 Tổ chức hội nghị khách hàng là gì?2 Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị khách hàng3 Quy trình tổ chức hội nghị...
Các ý chính trong bài viết1 Chọn loại hoa phù hợp2 Lựa chọn màu sắc hoa 3 Chọn cách trang trí xe hoa cưới4 Kết hợp với một số phụ kiện...
Các ý chính trong bài viết1 Tổ chức tiệc cưới phong cách Bohemian ngoài trời2 Trang trí tiệc cưới với đèn và hoa3 Lựa chọn trang phục thỏa mái4 Chọn...
Các ý chính trong bài viết1 Các địa điểm tổ chức tiệc cưới mùa hè ấn tượng cho các cặp đôi1.1 Tiệc cưới hoàng hôn trên sân thượng1.2 Tiệc cưới...
Các ý chính trong bài viết1 Thực đơn tiệc cưới buffet khác gì với thực đơn truyền thống1.1 Tiệc đứng1.2 Tiệc ngồi2 Những lưu ý để có thực đơn tiệc...
Các ý chính trong bài viết1 Tạo được concept tổng thể2 Hạn chế tối đa những sự cố trong tiệc cưới3 Tiết kiệm chi phí tổ chức tiệc cưới4 Kinh...

Các dự án Tổ chức Tiệc cưới - Hội nghị bởi Mipec Palace

Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 11/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 10/12/2020
Đánh giá:
4.5/5
Tổ chức: 10/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 09/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 06/12/2020
Đánh giá:
4.5/5
Tổ chức: 05/12/2020