Mỗi sự kiện doanh nghiệp đều mang những tính chất đặc thù riêng. Để chương trình diễn ra thuận lợi, thành công tốt đẹp thì set up không gian hội nghị, hội thảo chính là một trong những hạng mục quan trọng cần lưu ý. Hơn nữa, cách bày trí trong phòng hội nghị hài hòa về màu sắc và có gu thẩm mỹ cũng góp phần thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp của mỗi đơn vị tổ chức. Vậy, cần lưu ý gì khi set up không gian hội nghị, hội thảo của công ty, doanh nghiệp?
Xác định mục đích tổ chức
Người lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo cần nắm bắt rõ mục đích của hội nghị này là gì, hướng đến đối tượng khách hàng nào để có thể triển khai các hạng mục tiếp theo một cách chi tiết nhất.
Thời gian tổ chức
Thường thường các hội nghị khách hàng được tổ chức vào dịp cuối tuần để thu hút được nhiều khách mời. Nhưng với các hội thảo của cơ quan, đơn vị sẽ tổ chức vào giờ hành chính của các ngày trong tuần. Nhìn chung, tùy nội dung cụ thể của từng hội thảo mà xác định thời gian và đối tượng khác nhau.
Lựa chọn địa điểm tổ chức
Không phải công ty, doanh nghiệp, đơn vị nào cũng có đủ không gian đáp ứng cho các sự kiện, cho nên, việc lựa chọn địa điểm tổ chức rất quan trọng vì địa điểm thuận lợi dễ tìm hay không dễ tìm sẽ góp phần quyết định người tham dự đến đông hay không. Ngoài ra, trước khi chốt địa điểm tổ chức hội nghị cần chú trọng đến khảo sát địa điểm tổ chức trước.
Lên kế hoạch chi tiết
Khi tổ chức bất kể 1 sự kiện nào, việc đầu tiên bạn cần chú ý đó là lên kế hoạch chi tiết từng hạng mục để đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị kỹ lưỡng và phù hợp với sự kiện đó. Với các hội thảo, hội nghị của các doanh nghiệp, cần dựa vào tính chất đặc trưng của sự kiện để lên kế hoạch, từ khâu chọn địa điểm, cách set up đến kịch bản chương trình.
Set up không gian hội nghị
Chuẩn bị trước thềm hội nghị là điều rất quan trọng, khi đã xác định được số lượng người tham dự cũng như mục đích của hội nghị, bạn cần có cách set up bàn ghế, sân khấu phù hợp để mang lại hiệu quả tối ưu và sự thành công của sự kiện.
Cách setup bàn hội nghị khoa học nhất để phù hợp với từng hội nghị, nội dung diễn ra để có cách sắp xếp ghế phù hợp, tạo hiệu quả nhất trong công việc. Không nên coi nhẹ vấn đề này vì nếu bàn kê không đúng kiểu của hội nghĩ sẽ dẫn đến nội dung loãng không ai để ý. Ngoài ra, cần có phương án set up 1 số lượng chỗ ngồi dự phòng để tránh thiếu chỗ khi có phát sinh.
