ĐIỀU CẦN BIẾT KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO

Hội nghị, hội thảo là hoạt động cần thiết để các công ty và doanh nghiệp có cơ hội giao lưu, đối thoại với đối tác, nhà đầu tư cũng như khách hàng để thấu hiểu hơn nhu cầu cũng như xây dựng hình ảnh thương hiệu. Để tổ chức hội nghị – hội thảo và các sự kiện công ty thành công tốt đẹp bạn cần chuẩn bị thật kĩ lương và đầy đủ. Vậy điều cần biết khi tổ chức hội thảo là gì? cùng tham khảo những thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây.

1. Nắm rõ số lượng danh sách khách mời

Điều đầu tiên cần lưu ý khi tổ chức hội nghị hay sự kiện đó là phải nắm rõ số lượng khách mời. Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch và dự trù chi phí thực hiện.

Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu để nắm rõ đối tượng khách mời cũng như tính cách và yêu cầu của khách mời khi đến dự hội nghị để bạn có thể lên kế hoạch tổ chức phù hợp và tiết kiệm.

2. Khảo sát địa điểm tổ chức – lựa chọn concept phù hợp

Sau khi đã thống kê và xác định rõ số lượng và đối tượng khách mời thì điều tiếp theo cần chú ý là chọn ra một số địa điểm tổ chức có đủ sức chứa cũng như trang thiết bị. Bạn nên trực tiếp đến những địa điểm đó để khảo sát trước.

Một địa điểm tổ chức tốt nên nằm ở một vị trí thuận lợi và có hệ thống giao thông thông thoáng. Nếu như hội nghị, sự kiện có số lượng khách mời nhiều thì hãy đảm bảo rằng khu vực giữ xe trong địa điểm tổ chức hay xung quanh có thể đáp ứng tất cả khách mời đến dự.

Khi đã nắm bắt được số lượng khách mời và địa điểm thì việc cần làm của bạn ngay sau đó là lên concept trang trí không gian phù hợp với nội dung và thông điệp của chương trình.

3. Lên Checklist chi tiết công việc

Một trong những lỗi sơ đẳng khi tổ chức một hội nghị, sự kiện doanh nghiệp đó là không lập bảng phân công chi tiết công việc cho từng bộ phận.

Hãy đảm bảo kế hoạch công việc chi tiết được thông báo từ sớm và lập lại nhiều lần. Ngoài ra, bạn cũng nên lập một danh sách tiến độ thực hiện và thường xuyên kiểm tra để tránh các sai sót có thể xảy ra.

4. Kiểm tra thiết bị sử dụng trong hội nghị

Việc các trang thiết bị gặp sự cố ngay trong lúc phát biểu hội nghị hay sự phối hợp không ăn ý giữa bộ phận thiết bị sân khấu với các bộ phận khác không phải là chuyện hiếm gặp. Vì vậy bạn cần chú ý và làm việc chặt chẽ với bộ phận phụ trách thiết bị sân khấu để họ nắm rõ kế hoạch tổ chức, cần có thiết bị dự phòng cũng như hãy cho chạy thử thiết bị nhiều lần trước khi hội nghị chính thức bắt đầu để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động trơn tru và được bày trí đúng như ý đồ trong Concept.

5. Chạy thử chương trình

Và điều cần biết khi tổ chức hội nghị hội thảo hay bất kì sự kiện nào đó là chạy thử chương trình để tránh các sai sót nằm ngoài dự tính ban đầu. Để tránh mất thời gian chuẩn bị thì nên sắp xếp cho từng bộ phận chạy thử để kiểm tra cũng như điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp, rồi sau đó là cho chạy thử toàn bộ chương trình một vài ngày trước ngày diễn ra hội nghị.

>>>Xem thêm: Cách lựa chọn chiếc váy cưới phù hợp với bạn