Trang chủTin TứcHướng dẫn cách tổ chức hội nghị, hội thảo thành công với 3 giai đoạn
Mipec Palace luôn sẵn sàng phục vụ các doanh nghiệp

Hướng dẫn cách tổ chức hội nghị, hội thảo thành công với 3 giai đoạn

Để hội nghị, hội thảo thành công tốt đẹp không hề đơn giản, bạn cần phải chuẩn bị thật chu toàn cho từng bước và toàn bộ quá trình. Vậy cách tổ chức hội nghị, hội thảo cần trải qua các giai đoạn như thế nào để đạt được hiệu quả như mong muốn? Hãy cùng Mipec Palace tìm hiểu 3 giai đoạn tổ chức hội nghị qua bài viết dưới đây nhé!

Chuẩn bị và lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Đối với giai đoạn chuẩn bị và lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo bạn cần thực hiện những bước sau:

  • Xác định mục tiêu: Để hội nghị không bị lãng phí thời gian, chi phí bạn cần phải xác định rõ ràng mục tiêu bạn muốn và cần phải đạt được thông qua hội nghị, hội thảo.
  • Xác định đối tượng tham dự: Khi đã đưa ra được mục tiêu cần đạt, bạn cần đưa ra những đối tượng khách mời và lập một danh sách cụ thể nhất có thể, lưu ý để trống một vài vị trí cho trường hợp phát sinh.
  • Lựa chọn địa điểm phù hợp: Số lượng khách mời là yếu tố quyết định đến không gian, diện tích địa điểm tổ chức hội nghị. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến một số yếu tố khác như trang thiết bị có tốt không, địa điểm có thuận tiện để khách mời dễ dàng tìm thấy không,…
  • Truyền thông cho sự kiện: Càng nhiều người biết đến, đặc biệt là khách mời mục tiêu, hội nghị càng thành công. Bạn có thể truyền thông bằng một số cách như gửi thư mời, tạo thiệp mời, chuẩn bị tài liệu và quà tặng cho khách mời,…
Chuẩn bị không gian cho hội nghị
Chuẩn bị không gian cho hội nghị

Tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo theo kế hoạch

Cách tổ chức hội nghị hiệu quả hay không được đánh giá dựa kết quả tiến hành tổ chức, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:

  • Nội dung chương trình hội nghị: Khi đã xác định được mục tiêu và đối tượng khách mời, bạn cần xác định chi tiết nội dung của hội nghị và xây dựng tốt các chương trình để hội thảo có thể diễn ra đúng với chủ đề.
  • Bố cục chương trình: Bạn cần tạo danh sách những việc cần làm theo hướng “to do list” để không bị bỏ qua những điểm chính nổi bật của hội nghị.
  • Trang thiết bị của hội trường: Cần lưu ý lựa chọn những hội trường có cơ sở vật chất tốt, thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại sẽ góp phần tạo nên một hội nghị thành công.
  • Bữa ăn giữa giờ: Không nên để hội nghị quá dài mà không có giờ nghỉ, điều này có thể khiến khách mời mệt mỏi và không chú tâm đến hội nghị. Do đó, một bữa ăn nhẹ hoặc tiệc trà giữa giờ nghỉ sẽ là một lựa chọn đáng tham khảo.
  • Dự kiến thời gian hội nghị: Một trong những cách tổ chức hội nghị thành công đó là phân bổ thời gian cho từng nội dung chương trình diễn ra đúng tiến độ và hạn chế những phát sinh về thời gian để không ảnh hưởng tới khách mời.

Ngoài ra, bạn cũng cần tránh những sai lầm khi tổ chức hội nghị, hội thảo để đảm bảo sự thành công khi thực hiện.

Tiến hành tổ chức theo đúng kế hoạch
Tiến hành tổ chức theo đúng kế hoạch

Có thể bạn quan tâm: 

Sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo

Cách tổ chức hội nghị sao cho hiệu quả bạn cũng cần phải quan tâm đến một số vấn đề dưới đây khi kết thúc hội nghị:

  • Khái quát lại những vấn đề chính của hội nghị qua các hình thức như video, sơ đồ,…
  • Đánh giá toàn bộ tiến trình của hội thảo diễn ra đã phù hợp với kế hoạch chưa và rút ra những kinh nghiệm cho hội nghị tiếp theo.
  • Không quên cảm ơn khách mời, gửi tặng họ những món quà để xây dựng mối quan hệ và thu hút họ cho những hội nghị sau.
Tổng kết các vấn đề của hội nghị cho khách mời
Tổng kết các vấn đề của hội nghị cho khách mời

Mipec Palace – Trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo uy tín Hà Nội

Trung tâm tổ chức Tiệc cưới & Hội nghị Mipec Palace tự hào là Trung tâm tổ chức Hội nghị, hội thảo uy tín tại Hà Nội và luôn là sự lựa chọn hàng đầu của mọi khách hàng bởi những ưu điểm sau:

  • Đơn vị có kinh nghiệm về cách tổ chức hội nghị, hội thảo sao cho chuẩn chỉnh và đem lại hiệu quả cao.
  • Chi phí thuê hội trường, tổ chức hội nghị hợp lý, đem đến cho khách hàng nhiều ưu đãi tốt.
  • Đội ngũ nhân viên tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong quá trình lên kế hoạch, thực hiện hội nghị vô cùng nhiệt tình, tận tâm.
  • Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết cho hội nghị đảm bảo hiện đại, tốt nhất.
  • Cung cấp cho quý khách hàng những dịch vụ đa dạng, phù hợp với nhu cầu.

Tổ chức hội nghị tại Mipec Palace
Tổ chức hội nghị tại Mipec Palace

Bài viết trên là những chia sẻ của Mipec Palace về cách tổ chức hội nghị, hội thảo đem lại thành công để bạn có thể tham khảo. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các dịch vụ của MIPEC PALACE hãy liên hệ theo hotline để được tư vấn.

Bài viết mới nhất
Các ý chính trong bài viết1 Chuẩn bị và lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo2 Tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo theo kế hoạch3 Sau...
Các ý chính trong bài viết1 Tổ chức tiệc cuối năm là gì? 2 Ý nghĩa quan trọng của tiệc tất niên cuối năm 3 Quy trình tổ chức tiệc tất niên...
Các ý chính trong bài viết1 Tổ chức sự kiện cần những gì?1.1 Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện1.2 Giai đoạn thực hiện sự kiện1.3 Giai đoạn sau...
Các ý chính trong bài viết1 Tổ chức tiệc cưới phong cách Bohemian ngoài trời2 Trang trí tiệc cưới với đèn và hoa3 Lựa chọn trang phục thỏa mái4 Chọn...
Các ý chính trong bài viết1 Tìm hiểu về khái niệm tổ chức hội nghị và hội thảo1.1 Khái niệm hội nghị là gì?1.2 Khái niệm hội thảo là gì?2...
Các ý chính trong bài viết1 Các yếu tố ảnh hưởng đến giá thuê hội trường tại hà nội1.1 Vị trí1.2 Không gian hội trường1.3 Các thiết bị âm thanh,...

Các dự án Tổ chức Tiệc cưới - Hội nghị bởi Mipec Palace

Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 11/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 10/12/2020
Đánh giá:
4.5/5
Tổ chức: 10/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 09/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 06/12/2020
Đánh giá:
4.5/5
Tổ chức: 05/12/2020