Trang chủTin TứcCách chuẩn bị thư mời hội nghị, hội thảo đúng chuẩn nhất
Xác định người nhận thư mời hội nghị

Cách chuẩn bị thư mời hội nghị, hội thảo đúng chuẩn nhất

Ngày nay, xã hội đang chạy đua để tạo ra nền kinh tế vĩ đại nhất trong lịch sử. Các doanh nghiệp không ngừng nỗ lực, tìm cách gắn kết khách hàng thông qua thư mời hội nghị, hội thảo. Tuy nhiên rất nhiều đơn vị chủ quan và thiết kế chưa chuẩn, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ với đối tác. Vậy cần làm những gì khi làm thư mời hội nghị, hội thảo? Hãy cùng Mipec Palace tìm hiểu qua nội dung dưới đây!

Thư mời hội nghị, hội thảo là gì?

Là mẫu giấy được soạn ra và ghi chép phục vụ cho mục đích mời cá nhân, tổ chức nào đó đến tham dự một chương trình hội nghị, hội thảo. Trên đó sẽ có những thông tin chi tiết, cần thiết cho người tham dự ví dụ như tên, thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện.

Mẫu thư mời hội nghị, hội thảo thường sử dụng vào dịp tri ân khách hàng thân thiết vào dịp cuối năm. Một số đơn vị khác còn dùng cho mục đích bán hàng, quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên vẫn hướng tới xây dựng mối quan hệ giữa doanh nghiệp với đối tác.

Thư mời hội nghị, hội thảo là gì
Thư mời hội nghị, hội thảo là gì

Cách chuẩn bị thư mời hội nghị, hội thảo

Xác định nội dung, thông điệp muốn truyền đạt qua thư mời

Mời khách tới một buổi hội thảo, hội nghị nào đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tạo ra những ý tưởng độc đáo. Chính vì vậy, việc đầu tiên chúng ta cần phải xây dựng kế hoạch chi tiết. 

Muốn tổ chức hội thảo hiệu quả và thành công, doanh nghiệp nên đưa ra những thông tin cơ bản, thông điệp muốn truyền đạt và bao quát toàn bộ nội dung của sự kiện qua thư mời. Ngoài ra, hình thức phải trang trọng, bắt mắt gây ấn tượng với người xem.

Xác định người nhận thư mời hội nghị

Mục đích quan trọng của hội thảo, hội nghị là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại với nhóm đối tượng tiềm năng. Do vậy, doanh nghiệp nên xác định rõ chương trình đang hướng tới ai. Sau đó, bắt tay lên danh sách khách mời chi tiết, cụ thể. Dựa trên cơ sở tệp đối tượng mục tiêu mà lựa chọn hình thức phù hợp, có thiết kế cho từng nhóm khách hàng. 

Xác định người nhận thư mời hội nghị
Xác định người nhận thư mời hội nghị

Phác thảo mẫu thư mời hội nghị, hội thảo

Sau khi đã có chủ đề và thông tin, doanh nghiệp sẽ tiến hành làm bản phác thảo mẫu thư mời hội nghị, hội thảo. Thông thường, chúng ta nên thiết kế từ 2-3 bản theo các phong cách, kiểu dáng riêng. Phân loại thật kỹ nhóm nào phù hợp với mẫu thư mời lịch sự, độc lạ, sang trọng.

Kiểm tra thư mời

Doanh nghiệp hãy kiểm tra cẩn trọng tất cả mọi thông tin khách mời như họ tên, chức vụ …được đề cập trong thư đã chính xác chưa. Rà soát lại tất cả thêm một lượt từ nội dung tới hình ảnh để tránh những lỗi sai không đáng có. Ngoài ra kiểm lại số lượng thư mời đã đủ so với danh sách đã đưa ra và cần bổ sung thêm gì không.

Gửi thư mời

Việc gửi thư mời tưởng chừng như rất đơn giản. Tuy nhiên làm thế nào để khách hàng nhận được nó mới đáng quan trọng. Chính vì thế, doanh nghiệp cần xem phía đối tác có thể nhận thư theo hình thức nào? Trong trường hợp không gửi tới trực tiếp khách hàng thì phải liên hệ với ai. Tất cả sẽ quyết định tới quá trình làm việc và thành công buổi hội nghị, hội thảo sắp tới.

Gửi thư mời hội nghị, hội thảo
Gửi thư mời hội nghị, hội thảo

Lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo chất lượng

Mipec Palace là một trong những trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo uy tín nhất khu vực Hà Nội. Đến với chúng tôi, quý khách sẽ an tâm và tận hưởng các dịch vụ tiện ích bao gồm:

  • Diện tích không gian đa dạng phù hợp với quy mô tổ chức khác nhau từng đơn vị yêu cầu
  • Trang bị đầy đủ thiết bị như hệ thống âm thanh, chiếu sáng, bàn ghế…
  • Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ trong suốt thời gian sự kiện diễn ra cho tới kết thúc
  • Nhiều dịch vụ tiện lợi đi kèm khác như tổ chức tiệc nhẹ…

Chúng tôi cam kết sẽ mang đến sự hài lòng tốt nhất cho quý khách, đảm bảo phối hợp ăn ý giữa đơn vị tổ chức với các đối tác, khách hàng.

Lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo
Lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo

Trên đây, Mipec Palace đã chia sẻ những bước cần làm khi chuẩn bị thư mời hội nghị, hội thảo khách hàng. Nếu quý anh chị cần tư vấn hay đặt lịch cho sự kiện công ty, vui lòng liên hệ trực tiếp qua số Hotline: 0967 888 229 để được hỗ trợ nhanh và chi tiết nhất. Rất hân hạnh được phục vụ!

Bài viết mới nhất
Các ý chính trong bài viết1 Thư mời hội nghị, hội thảo là gì?2 Cách chuẩn bị thư mời hội nghị, hội thảo2.1 Xác định nội dung, thông điệp muốn...
Các ý chính trong bài viết1 Các hình thức tổ chức hội thảo1.1 Tổ chức hội thảo khoa học1.2 Tổ chức hội thảo du học1.3 Tổ chức hội thảo workshop1.4...
Các ý chính trong bài viết1 Tiệc sinh nhật được tổ chức không có kế hoạch, ý tưởng2 Trang trí quá đà hoặc hời hợt3 Thực đơn tiệc sinh nhật...
Các ý chính trong bài viết1 Chuẩn bị lên kế hoạch2 Trang trí cổng chào và phông cưới3 Trang trí sân khấu4 Trang trí bàn thờ gia tiên5 Trang trí...
Các ý chính trong bài viết1 Tổ chức tiệc cưới thân mật là gì?2 Đặc điểm của xu hướng tổ chức tiệc cưới thân mật2.1 Địa điểm tổ chức tiệc...
Các ý chính trong bài viết1 Lưu ý khi lựa chọn quà tặng hội nghị khách hàng1.1 Xác định chi phí1.2 Tiêu chí quà tặng1.3 Lên số lượng quà tặng...

Các dự án Tổ chức Tiệc cưới - Hội nghị bởi Mipec Palace

Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 11/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 10/12/2020
Đánh giá:
4.5/5
Tổ chức: 10/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 09/12/2020
Đánh giá:
5/5
Tổ chức: 06/12/2020
Đánh giá:
4.5/5
Tổ chức: 05/12/2020